Comment s’organiser quand on se lance en freelance ? 7 techniques essentielles pour réussir

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Comment s’organiser quand on se lance en freelance ? Dans cet article, je vous présente 7 techniques essentielles pour réussir.

Ca y est, tu t’es lancé en tant que freelance et désormais tu ne rêves que d’une chose : commencer à gérer tes projets, trouver tes clients et vivre de ta passion ! Seulement, tu ne sais pas par où commencer, ni comment gérer ton activité. 

Tu jongles avec plusieurs tâches simultanément ? Tu te sens débordé ? 🤯

Sache que tu n’es pas le premier à qui cela arrive. J’ai été dans ta situation, j’ai perdu du temps, travaillé dans l’urgence et je me suis laissée dépasser.

Dans la difficulté, j’ai trouvé les moyens et méthodes clés pour travailler efficacement et éviter la surcharge mentale !

Je te partage mes 7 techniques essentielles pour t’organiser en tant que freelance pour que tu puisses allier liberté, flexibilité, responsabilité et gestion de ton activité 👇🏻

Organiser son espace de travail 

Que tu travailles depuis ton domicile ou dans des locaux que tu loues, prends le temps d’organiser ton bureau et de l’aménager selon tes goûts. 

C’est l’endroit où toutes tes créations vont voir le jour. Pour garder l’esprit clair, aie un bureau épuré et établis un espace calme et dénué de distraction. Le bureau idéal se trouve vers une fenêtre pour laisser entrer la lumière, dispose d’une plante verte pour créer un environnement chaleureux et vivant et est ordonné pour ne garder que le strict minimum. 

Un espace bien rangé, c’est un travail bien fait ! 

S’organiser mentalement avec des objectifs SMART

Définis des objectifs professionnels spécifiques et atteignables à court et à long terme. Cela t’aidera à mesurer ta progression et à rester motivé. 

Pour cela utilise la technique SMART. Assure-toi que tes objectifs sont Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis (SMART).

Organiser son emploi du temps 

La gestion du temps de freelance passe essentiellement par l’organisation de son emploi du temps. Sur ce point, tu peux utiliser plusieurs techniques

  • Établis un emploi du temps solide 

Pour cela, crée une routine hebdomadaire et répète là chaque semaine. De cette manière tu visualiseras nettement ta semaine et les tâches que tu auras à effectuer. 

Par exemple, en début de semaine, le lundi matin, tu peux traiter toutes les tâches administratives. 

Crée également une routine journalière. Divise ta journée en 3 : matin, après-midi, soir et prévois un temps avant de commencer pour définir ce sur quoi tu vas travailler. 

Attention toutefois à ne pas te surcharger ! N’établis pas un programme que tu ne pourras pas tenir au risque de te sentir frustré.

Identifie les moments où tu es le plus productif et planifie tes tâches les plus importantes pendant ces périodes.

Tu peux donc commencer ta journée par les tâches que tu juges les plus difficiles, les plus énergivores pour avoir l’esprit libre pour le reste. Travailler en pensant au gros projet que tu n’as pas fini et que tu dois présenter demain à ton client va t’empêcher d’être concentrée sur tes autres missions. En l’ayant fait le matin, tu te débarrasses d’un poids.  

  • Respecte toujours la règle d’or de l’organisation : 1 tâche à la fois !

Tu n’as que 2 mains et une tête. Cela ne sert à rien de vouloir aller plus vite que la musique. 

1 tâche à la fois tu feras, la concentration tu trouveras !

Mais si une idée te vient à l’esprit, note ton idée sur un post-il. 

Tu peux également utiliser la technique du batch-working. Cette méthode consiste à regrouper des activités similaires pour les traiter ensemble. Tu bloques une session de travail sur un sujet (exemple : la création de contenus) dans ton agenda et tu créés non pas 1 post mais 5, 10, 15 ou 20 posts en fonction de ton besoin et rythme de travail.

  • Liste tes priorités 

Utilise la matrice d’Eisenhower pour déterminer lesquelles de tes missions sont importantes et/ou urgentes. 

Pour traiter des urgences, des imprévus et des interruptions, garde toujours un créneau vide dans ta semaine, cela t’aidera à réorganiser ton travail.

Apprendre à gérer et à minimiser les distractions, comme les e-mails incessants, peut également aider à gagner en efficacité.

  • Apprends à dire non 

Lorsque l’on travaille en tant que freelance, il est important de savoir dire non et de savoir déléguer certaines tâches. Il peut être tentant d’accepter tous les projets qui se présentent à nous, mais il est crucial d’évaluer sa charge de travail de manière réaliste et de ne pas se surcharger. 

  • Prends des pauses ! 

Le freelance est multitâche. Pour être productif en toutes circonstances, applique la technique Pomodoro (mise au point par Francesco Cirillo dans les années 80).

Grâce à cette méthode tu pourras te concentrer à 100% sur une tâche sans te laisser perturber par des événements extérieurs. 

Pour cela, tu auras besoin d’un minuteur, d’un espace calme et de discipline ! 

Reste concentrer sur une seule et unique tâche pendant une session de 25 minutes puis fais une courte pause de 5 minutes. 

Après 4 sessions, soit 1h40 de travail intense, accorde-toi une pause longue de 20 à 30 minutes. 

Conseils : Définis en avance ce que tu vas faire lors de chaque session en t’appuyant sur ta liste de priorités. 

Piloter ses finances 

Les finances ne sont jamais un moment agréable dans la gestion de la vie de son entreprise et pourtant chaque entrepreneur doit les gérer avec rigueur et régularité car il en est responsable.

Le freelance a l’obligation de tenir une facturation complète. 

Pour cela, établis toujours avant chaque projet un devis et une facture à la fin de chaque prestation. Veille également à apposer sur les documents les mentions obligatoires comme la date, l’identité du client, le prix, etc.

Conserve tes justificatifs et tiens des registres précis de tes revenus et dépenses pour pouvoir les présenter en cas de contrôle de l’URSSAF ou de l’administration fiscale. 

La bonne gestion de ta finance te permettra d’avancer sereinement dans tes projets et de montrer ton professionnalisme et ton sérieux à tes clients ! 

Gérer ses outils pour freelance

Pour t’aider à t’organiser, des outils sont à ta disposition. Je te partage les outils qui me conviennent mais la liste n’est pas exhaustive, il en existe de nombreux autres sur le marché pour les goûts et besoins de chacun ! 

Pour la gestion de projet 

  • Monday, Trello ou Asana pour gérer tes projets avec tes équipes
  • Google Agenda pour planifier son emploi du temps
  • Notion pour prendre des notes 
  • Tiime ou Freebe pour gérer ses finances 
  • Google Meet pour organiser ses rendez-vous
  • 1Password pour gérer tes mots de passe 
  • Loom pour enregistrer ton écran (utile quand tu travailles à distance avec tes clients)

Établis des limites claires entre vie professionnelle et vie personnelle 

L’un des pièges du travail en freelance est de ne jamais vraiment « déconnecter ». Ton espace professionnel ne doit JAMAIS empiéter sur ton espace personnel. 

Garde toujours un créneau dans la semaine pour prendre soin de toi, de ton corps, de ta tête. 

Si tu travailles depuis chez toi, utilise un espace spécifique pour travailler et un espace différent pour te détendre. De cette manière ton cerveau comprendra que lorsque que tu es dans ton bureau, tu travailles, lorsque tu es sur ton canapé, tu te détends ! 

Enfin, lorsque tu ne travailles pas, coupe tes notifications professionnelles 😉

Investis dans ton développement professionnel

Le freelance doit constamment évoluer pour rester compétitif. Pour être plus performant, consacre du temps à la formation continue, à l’apprentissage de nouvelles compétences et à la recherche de nouvelles opportunités professionnelles. 

Pour conclure, teste différentes méthodes de travail, ce qui marche pour certains, peut ne pas marcher pour les autres. Il suffit d’adapter tes outils et tes process à tes besoins.  Trouve le rythme qui TE convient pour te sentir bien. 

L’organisation sera la clé de ta réussite et de ton bien-être mental. 

Moi, c'est Sara 👋🏻

J’ai créé Matrice Freelance pour former et coacher les femmes (et aussi les hommes) en reconversion professionnelle à se lancer en freelance.

Mon but ? T’aider à structurer ton business, travailler sur ton mindset et trouver tes premiers clients et ne plus jamais regarder en arrière ;-)

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